(目的)

第1条　この規程は、厚岸町病院事業における文書事務の管理について、基本的事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの基本)

第3条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(事務長の職務)

第4条　事務長は、次の各号に掲げる事務を処理する。

(文書管理の簿冊等)

第5条　局に備える文書管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるところによる。

(文書の記号及び番号)

第6条　施行しようとする文書(以下「施行文書」という。)には、起案担当者において、記号及び番号を付さなければならない。ただし、告示以外の公示文書(厚岸町公用文作成規程(平成27年厚岸町訓令第4号)別表に規定する公示文書をいう。)及び軽易な文書については、この限りでない。

(局に到達した文書)

第7条　局に到達した文書(係等に直接到達した文書を除く。)は、次に掲げるところにより処理する。

(普通文書の収受)

第8条　局において、特殊文書その他開封が必要でないと認められる文書又は物品以外の文書(以下「普通文書」という。)の配付を受けた場合は、文書収発件名簿(以下「収発件名簿」という。)に次に掲げる事項を記入しなければならない。ただし、軽易又は収発件名簿に登録する必要がないと認められる文書については、収発件名簿の作成を省略することができる。

(特殊文書の収受)

第9条　次の各号に掲げる特殊文書を収受したときは、封筒に受付印を押し、常にそれぞれ当該各号に定めるところによりこれを取り扱わなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第10条　口頭又は電話で受理した事項で重要なものには、その内容等を口頭・電話受信票(別記第7号様式)に記録し、文書として取り扱うものとする。

(直接受領した文書の取扱い)

第11条　職員が会議等で直接受領した文書は前7条及び第8条による取り扱いの処理をするものとする。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第12条　局に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、事務長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(誤配文書の処理)

第13条　誤って送付されてきた文書があった場合、事務長は、これを正当なあて先に転送するか、又は理由を付して所轄の郵便局若しくは差出人に返送するものとする。

(処理方針)

第14条　文書の処理は、すべて事務長又は事務次長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第15条　局に配付された文書は、原則としてその日のうちに起案担当者へ回付し、起案担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

(供覧文書の処理)

第16条　供覧を要する文書は、起案用紙(別記第8号様式)に供覧する旨表示し、又は当該文書の余白に供覧押印欄を設け、供覧する旨指示して回付するものとする。

(起案)

第17条　すべての事案の処理は、文書による。ただし、開設者の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、開設者の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。

(起案文書の回議順序)

第18条　起案文書は、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(起案用紙の記入要領)

第19条　起案用紙の記入要領は、文書管理規程の例によるものとする。

(議案の処理方法)

第20条　町議会に提出する議案は、局で起案し、厚岸町行政組織規則(平成11年厚岸町規則第12号。以下「行政組織規則」という。)に掲げる総務課長が別に通知する日までに決裁を受けなければならない。

(関係文書等の添付等)

第21条　起案文書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

(特別な取扱い方法)

第22条　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「広報登載」、「公印省略」、「略割印」等の注意事項を施行・取扱い上の注意欄に朱書きすることによって表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れて、その旨を表示しておかなければならない。

(合議)

第23条　2科等以上の科等に関連する文書は、関係科等の合意を求めなければならない。ただし、単に供覧に止めるものは、決裁後回付するものとする。

(起案文書の持回り)

第24条　特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(文書の審査)

第25条　文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、開設者の決裁を受ける前に行政組織規則に掲げる総務課の審査を受けなければならない。

(請願、陳情等の処理方法)

第26条　事務長は、配付を受けた請願、陳情等が、同時に議会に提出された案件である場合は、議会において採択され、その通知により意見、条件を勘案して処理方法、対策等を起案しなければならない。

(決裁済み文書の処理)

第27条　開設者の決裁済み文書は、それぞれ起案担当者が速やかに決裁年月日を記入するものとし、第20条第2項に規定する議案に係る文書、規則、訓令、告示、要綱及び通達については、総務課に返送しなければならない。

第28条及び第29条　削除

(文書の発信者名)

第30条　院外へ発送する文書は、原則として町長、開設者及び院長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

(公印)

第31条　発送文書は、町立厚岸病院の公印に関する規程(昭和63年厚岸町訓令第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書(相手方から公印を求められるものは除く。)については、決裁済み文書及び発送文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

(発送文書の処理)

第32条　起案担当者は、発送文書に係る決裁済み文書を事務長へ回付し、収発件名簿により発送番号の記入を受けなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(施行年月日)

第33条　施行担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を施行年月日として、決裁済み文書の所定欄に記入しなければならない。

(文書の整理)

第34条　文書は、常に整然として分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(保管単位)

第35条　文書の保管は、局において行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、事務長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(文書の類目表)

第36条　事務長は、毎年3月1日までに当該保管単位において編さんする文書等について第34条第3項に定める類目表を作成しなければならない。

(類目表の開示)

第37条　事務長は、前項の類目表を町政情報の検索に必要な資料としてこれを一般の閲覧に供するため、一般の求めに応じいつでも開示できるようにしておかなければならない。

(保管用具)

第38条　文書の整理及び保管には、キャビネット及び編さん用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。

(事務担当者の文書の整理及び引継)

第39条　事務担当者は、未完成文書を懸案整理簿に入れてキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第40条　事務担当者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、類目表に定める小分類別に整理し簿冊を作成して、当該文書をとじ、索引目次(別記第9号様式)に必要事項を記入しておくものとする。

(移換え及び置換)

第41条　文書の置換えは、年度文書にあっては毎年3月31日までに、暦年文書にあっては毎年12月31日までに行うものとする。

(置換えの方法)

第42条　事務長は、保存を必要とする文書のうち第44条に定める第4種3年保存以上の文書を簿冊ごと保存年限別に区分して置換えするものとする。

(機密文書の引継)

第43条　機密文書の引継については、前条の規定によるものとする。

(文書の保存年限の種別)

第44条　文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

(文書の保存年限)

第45条　文書保存年限の各区分の基準はおおむね次のとおりとする。

(保存年限の計算)

第46条　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。

(完結文書の保存方法及び保存場所)

第47条　保存を必要とする完結文書は、次の各号に掲げるところに従い保存しなければならない。

(編集及び製本)

第48条　必要があると認める文書は、次に掲げるところにより編集及び製本することができる。

(厚岸情報館への引渡し手続)

第49条　事務長は、保存年限の満了した文書で厚岸情報館行政資料収集管理規程(平成8年厚岸町教育委員会訓令第2号)第3条に規定する行政資料で必要があると認めるものは、厚岸情報館に引き渡さなければならない。

(文書の持出し)

第50条　文書の持出しをしようとする職員は、持出簿(別記第12号様式)に必要事項を記入し、事務長に提出し承認を受けなければならない。

(文書の貸出し等)

第51条　文書の貸出しを受けようとする職員は、貸出簿(別記第13号様式)に必要事項を記入し、事務長に提案し承認を受けなければならない。

(文書の廃棄の決定)

第52条　事務長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第53条　廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用されるおそれのあるものは、関係職員立ち会いのもとに焼却、溶解、裁断等の処置をとらなければならない。