2　総務課長は、文書の管理に関し必要な調査を行い、並びに文書の管理に関する指導及び改善に努めなければならない。

2　施行文書の記号は、別表のとおりとする。

3　施行文書の番号は、施行の順序に従い、暦年ごとの一連番号とし、文書番号管理簿(別記第7号様式)で管理をする。

2　前項の規定により作成した収発件名簿については、主管課等において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。

3　前条第3号の規定により配布を受けた主たる主管課長等は、当該文書の写しを他の関連する主管課長等に送付するとともに、その旨を文書の余白に記入しなければならない。

2　普通文書を開封した際に現金、金券又は有価証券類が同封されていた場合は、特殊文書として前項第3号に規定する処理を行うものとする。

3　図書及び印刷物(新聞を除く。)を受領したときは、第7条第1号から第3号までの規定により処理すること。この場合において、右下余白に受付印を押すことができないときは、右下以外の余白に押すことができるものとする。

4　電報を受領したときは、総務課においてその収受時刻を当該電報の余白に記載し、直ちに主管課長等に配布するものとする。

5　文書以外の物品、小荷物等を受領したときは、配布すべき主管課等が判明しているものは、開封せずに当該主管課等に配布し、配布すべき主管課等が判明していないものは、開封し主管課等を確認した上で当該主管課等に配布するものとする。

2　主管課長等は、総務課から誤って文書が配布されたときは、直ちに総務課に当該文書を返付しなければならない。

2　文書は、全て未決又は既決に区分して整理し、未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書は、定められた順序に従って整理するものとする。

2　回答、報告、提出等を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、主管課長等の承認を受けなければならない。

2　担当係長は、課長等の指示の範囲内の細目的な処理法について起案担当者に指示をし、当該文書を回付しなければならない。

2　起案文書のうち町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確認の上、起案しなければならない。

3　起案は、起案用紙(別記第10号様式)を用い、別記第1に定める記入要領により行わなければならない。

4　前項の規定にかかわらず、軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、付箋を用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。この場合、当該付箋又は文書の余白に決裁押印欄及び必要に応じて合議欄又は供覧欄を設け、当該欄の下部余白に伺い文を朱書きしなければならない。

5　第3項の規定にかかわらず、定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず、帳票を用いて行うことができる。

6　起案文書の回議順序は、別記第2に定めるところにより行うものとする。

2　合議を受けた課等は、当該起案文書について同意又は不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して意見、異議、疑義等があるときは、起案した課等と協議しなければならない。

3　前項に規定する場合において意見が相違して協議が終わらないときは、起案した課等は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

4　合議先は、原則として係長以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があると課長等が認めるものについては、この限りでない。

5　町行政の運営又は重要な事務事業に関する起案文書は、企画担当課長に合議しなければならない。

6　前項に規定するもののほか、起案文書の合議先は、厚岸町事務決裁規程、厚岸町財務規則(平成18年厚岸町規則第28号)その他町長が別に定めるところによる。

2　供覧先は、原則として係長以上とする。ただし、特に必要があると上司が認めるものについては、この限りでない。

2　決裁済みの起案文書(以下「決裁済み文書」という。)のうち議会に提出する議案に関するものは、速やかに総務課長に回付しなければならない。

3　総務課長は、前項の規定により回付を受けたときは、速やかに議会に提案する手続をしなければならない。

2　起案文書のうち町長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に主管課長等の審査を受けなければならない。

3　前項の審査は、起案文書の内容について適正な文書の決定がなされるよう次の各号に掲げる基準により、実施するものとする。

4　第1項及び第2項の規定による審査の結果、軽易な修正に止まるものは、修正の上回議し、事案の本質的修正を要するものは、起案担当者にその旨を指示して返付しなければならない。

2　庁内文書は、事案の軽重により課長等名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い氏名は省略することができる。

2　庁内文書は、特に重要なものを除き、公印を省略するものとする。

2　発送文書は、原則として総務課において発送するものとする。ただし、主管課等において直接持参する必要のある文書及び総務課長が主管課等において取り扱うことが適当であると認めた文書については、主管課等において発送することができる。

3　郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。

4　勤務時間外における発送又は返信用封筒に使用する切手若しくははがきを必要とする場合は、切手・はがき請求書(別記第11号様式)により総務課に請求しなければならない。

5　発送文書のうち前条第1項ただし書に規定する軽易な文書に該当するものについては、相手方の同意を得た上で、ファクシミリ又は電子メールにより、主管課等において直接発送することができる。

2　庁内文書は、ファクシミリ又は電子メールにより送信することができる。

2　総務課は、発送文書の回付を受けたときは、郵送する文書は、切手を貼付し、料金後納印(別記第12号様式)を押印し、又は料金別納印(別記第13号様式)を押印し、いずれの場合も郵送簿(別記第14号様式)に記載し即日これを発送しなければならない。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

3　第1項に規定する文書の類目は、別に定める文書類目表によるものとする。

2　課長等は、前項の規定により作成する文書類目表に異動、変更等があった場合は、その都度記録するものとする。

3　課長等は、毎年3月31日までに、前項に規定する文書類目表の異動、変更等を反映させた後の文書類目表を総務課長に提出しなければならない。

4　課長等は、法令等により定められた簿冊その他の文書で編さんすることができないものについても文書類目表に明記し、前3項の規定に準じて総務課長に提出しなければならない。

2　課長等は、前項の文書類目表を町政情報の検索に必要な資料としてこれを一般の閲覧に供するため、一般の求めに応じいつでも開示できるようにしておかなければならない。

2　事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を自己の手元に置いてはならない。

3　課長等は、常に完結文書の回収その他の管理に努めなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等に保管することができる。

2　文書の移換えは、年度文書にあっては毎年4月に、暦年文書にあっては毎年1月に行うものとする。ただし、事務に支障がない限り前項に定める置換えに引き続いて行うことができる。

3　常時使用する文書は、置換え及び移換えを行わないことができる。

2　前項の規定により置換えた文書は、保存年限別に保存箱に収納し、保存箱に保存箱引継番号、年度又は年及び保存年限を記載する。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書及び時効が成立する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

2　主管課長等は、前項各号に掲げる文書について文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

3　主管課長等は、前2項の規定により決定した文書の保存年限を文書類目表に記載しなければならない。

2　保存箱に収納した文書については、その保存箱の番号を文書類目表に記載しなければならない。

2　主管課長等は、前項の規定により厚岸情報館へ引き渡したときは、文書類目表にその旨を登記しなければならない。

2　主管課長等は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、1年保存の文書については、総務課長との協議は要しない。

3　総務課長は、第52条の規定により引き継がれた文書(永年保存文書を除く。)が保存年限を経過したときは、主管課長等に通知の上、廃棄することができる。

4　前3項の規定にかかわらず、主管課長等及び総務課長は、厚岸町情報公開条例(平成11年厚岸町条例第26号)の規定により開示の請求があった文書で、同条例第2章第2節に規定する開示の請求に対する決定又は通知に関する手続及び同条例第2章第3節に規定する審査請求に関する手続が完了していない文書については、保存年限の経過後においても当該文書を廃棄してはならない。

2　前項の規定にかかわらず、総務課長は、必要があると認めるときは、その都度、総務課長に引き継がれた文書の保存の可否を決定することができる。

3　総務課長は、前2項の規定により保存の可否を決定しようとする場合は、あらかじめ主管課長等に協議しなければならない。

4　総務課長は、第1項及び第2項の規定により保存する必要がないと決定した文書については、廃棄することができる。

2　前項の焼却等の利便を図るため、総務課長は、毎年まとめて廃棄する日を設定する。

3　廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とするため必要なものは、資料として保管することができる。

1　この訓令は、平成11年5月1日から施行する。

(厚岸町文書事務取扱規程の廃止)

2　厚岸町文書事務取扱規程(昭和51年厚岸町訓令第2号)は、廃止する。

(文書編さん保存規程の廃止)

3　文書編さん保存規程(昭和51年厚岸町訓令第6号)は、廃止する。

この訓令は、平成12年1月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年10月1日から施行する。

この訓令は、平成15年8月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の厚岸町文書管理規程別記第2号様式、別記第3号様式、別記第4号様式及び別記第9号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の厚岸町文書管理規程別記第2号様式、別記第3号様式、別記第4号様式及び別記第9号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この訓令は、平成27年5月1日から施行する。

この訓令は、平成27年6月30日から施行し、平成27年5月1日から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(厚岸町通信機器の利用に係る公文書管理の特例に関する規程の廃止)

2　厚岸町通信機器の利用に係る公文書管理の特例に関する規程(平成18年厚岸町訓令第65号)は、廃止する。

この訓令は、平成29年2月1日から施行する。

この訓令は、平成30年7月11日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月15日から施行する。

この訓令は、令和3年3月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年10月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の各訓令の様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この訓令は、令和5年10月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

この訓令は、令和7年1月1日から施行する。