○厚岸町教育委員会文書管理規程
平成11年6月29日
教育委員会訓令第4号
注 令和6年10月から改正経過を注記した。
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の収受及び配布(第7条―第14条)
第3章 文書の処理(第15条―第33条)
第4章 文書の発送(第34条―第40条)
第5章 文書の保存及び整理
第1節 通則(第41条―第47条)
第2節 文書の移換え、置換え及び引継ぎ(第48条―第52条)
第3節 文書の保存(第53条―第59条)
第4節 文書の利用(第60条・第61条)
第5節 文書の廃棄(第62条―第66条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、厚岸町教育委員会(以下「教育委員会」という。)が保有する文書事務の管理について、基本的事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(1) 課等 厚岸町教育委員会事務局処務規則(平成14年厚岸町教育委員会規則第8号)第2条に規定する課及び室をいう。
(2) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。
(3) 主管課等 事案を担当する課等をいう。
(4) 決裁 厚岸町教育委員会事務決裁規程(平成29年厚岸町教育委員会訓令第4号)第2条第1号に規定する決裁をいう。
(5) 専決 厚岸町教育委員会事務決裁規程第2条第2号に規定する専決をいう。
(6) 起案文書 事案の決裁のための案を記載した文書をいう。
(7) 決定 教育長並びに主管課等の課長等(以下「主管課長等」という。)、課長補佐(同等の職にある者を含む。以下同じ。)及び係長(同等の職にある者を含む。以下同じ。)が、起案文書が決裁に至るまでの手続過程において、当該起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する自らの意思を表示することをいう。
(8) 回議 決裁若しくは決定を受けるため、又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、起案文書をその権限のある者に回付することをいう。
(9) 合議 起案文書が、主管課等以外の課等又は主管課等内の他係に関連があるとき、関係する課長等、課長補佐及び係長の決定を受けるため、当該起案文書を回議することをいう。
(10) 供覧 決裁又は決定を受ける事案ではないが、閲覧に供するため、当該事案に係る文書を関係する課長等、課長補佐及び係長並びにこれらの者が必要と認める職員に回議することをいう。
(11) 審査 起案文書について形式的側面、法規的側面その他の見地から調査及び検討をし、その内容及び形式に対する自らの意思を表示することをいう。
(12) 到達文書 郵便、民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者、同条第9項に規定する特定信書便事業者若しくは同法第3条第4号に規定する外国信書便事業者による同法第2条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)による送付、使送、ファクシミリ、電子メールその他の手段で庁外から教育委員会に到達した文書(小荷物を含む。)をいう。
(13) 収受文書 到達文書を管理課が受領し、区分及び選別を行い、必要に応じ厚岸町教育委員会受付印を押印し、文書の到達を確認する手続を終えたものをいう。
(14) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(15) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(16) 文書の保管 文書を主管課等の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(17) 文書の保存 文書を書庫等の事務室内以外の場所に収納しておくことをいう。
(18) 移換え 当該年分又は当該年度分の文書を事務室内のキャビネット、書棚等の所定の場所に移すことをいう。
(19) 置換え 事務室内のキャビネット、書棚等の所定の場所に収納している文書を書庫等の事務室以外の所定の場所に移すことをいう。
(20) 持出し 主管課等の職員が、文書を持ち出すことをいう。
(21) 貸出し 主管課等の職員が、主管課等以外の職員に文書を貸し出すことをいう。
(文書取扱いの基本)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(管理課長の職務)
第3条の2 管理課長は、文書の管理を総括する。
2 管理課長は、文書の管理に関し必要な調査を行い、並びに文書の管理に関する指導及び改善に努めなければならない。
(課長等の職務)
第4条 課長等は、次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(3) 未完結文書の追求に関すること。
(4) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。
(5) 完結文書の移換え、置換え、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(6) 文書収発件名簿(別記第1号様式)の記載及び整理に関すること。
(7) 文書の処理促進に関すること。
(8) 文書の審査に関すること。
(9) 前各号に掲げるもののほか文書事務に関し必要なこと。
(文書管理の簿冊等)
第5条 文書管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるところによる。
(1) 管理課に備える簿冊等
ア 親展文書配布簿(別記第2号様式)
イ 法規・令達・公示文書番号簿(別記第3号様式)
(2) 課等に備える簿冊等
ア 文書収発件名簿
イ 課等に必要な補助簿等
(令6教委訓令6・一部改正)
(文書の記号及び番号)
第6条 施行しようとする文書(以下「施行文書」という。)には、起案担当者において記号及び番号を付さなければならない。ただし、告示以外の公示文書(厚岸町公用文作成規程(平成27年厚岸町訓令第4号)別表に規定する公示文書をいう。)、課等間の文書及び軽易な文書については、この限りでない。
2 施行文書の記号は、別表のとおりとする。
3 施行文書の番号は、施行の順序に従い、暦年ごとの一連番号とし、文書番号管理簿(別記第4号様式)で管理をする。
(令6教委訓令6・一部改正)
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の処理)
第7条 到達文書(課等に直接到達したものを除く。)は、管理課で受領するものとし、次に掲げるところにより処理する。
(1) 配布すべき主管課等が判明している文書は、開封せずに当該主管課等に配布すること。
(3) 複数の主管課等に関連する文書は、主たる主管課長等に配布すること。
(4) 特殊文書については、第9条で定めるところにより処理すること。
(令6教委訓令6・一部改正)
(普通文書の処理)
第8条 特殊文書以外の文書(以下「普通文書」という。)の配布を受けた課長等は、文書収発件名簿(以下「収発件名簿」という。)に次に掲げる事項を記入しなければならない。ただし、軽易又は収発件名簿に登録する必要がないと認められる文書については、収発件名簿の作成を省略することができる。
(1) 収発番号及び年月日
(2) 出書年月日、記号及び番号
(3) 件名
(4) 発信者
(5) 宛先
(6) 回答期限及び回答年月日
(7) 所管係又は担当者名
(8) 処理確認
2 前項の規定により作成した収発件名簿については、主管課等において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。
3 前条第3号の規定により配布を受けた主たる主管課長等は、当該文書の写しを他の関連する主管課長等に送付するとともに、その旨を文書の余白に記入しなければならない。
(特殊文書等の処理)
第9条 特殊文書は、次に掲げるところにより処理する。
(1) 教育長宛の親展(秘)文書は、管理課において親展文書配布簿に記載し、教育長の披閲を受けた後、主管課長等に配布すること。
(2) 前号以外の親展(秘)文書は、開封せずに主管課長等に配布すること。
(3) 書留文書等及び現金、金券又は有価証券類封入の明示のある文書は、厚岸町文書管理規程(平成11年厚岸町訓令第15号)第9条第1項第3号に規定する処理を行うため、総務課長に回付するものとする。
(4) 訴訟、審査請求その他到達の日時が権利の得喪又は変更にかかわると認められる文書は、到達日時を封筒に明記して、主管課長等に配布すること。
2 普通文書を開封した際に現金、金券又は有価証券類が同封されていた場合は、特殊文書として前項第3号に規定する処理を行うものとする。
4 電報を受領したときは、管理課においてその収受時刻を当該電報の余白に記載し、直ちに主管課長等に配布するものとする。
5 文書以外の物品、小荷物等を受領したときは、配布すべき主管課等が判明しているものは、開封せずに当該主管課等に配布し、配布すべき主管課等が判明していないものは、開封し主管課等を確認した上で当該主管課等に配布するものとする。
(口頭又は電話の処理)
第10条 口頭又は電話で受理した事項で重要なものは、その内容等を口頭・電話受信票(別記第6号様式)に記録し、文書として取り扱うものとする。
(主管課等における文書の取扱い)
第11条 主管課長等は、当該課等に直接到達した文書又は職員が会議等で直接受領した文書があるときは、第7条の規定による処理を行うため、直ちに管理課に回付しなければならない。ただし、軽易な文書、庁内文書及び文書以外の物品、小荷物等については、この限りでない。
2 主管課長等は、管理課から誤って文書が配布されたときは、直ちに管理課に当該文書を返付しなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第12条 到達文書に郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、管理課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
(誤配文書の処理)
第13条 誤って送付されてきた文書があった場合、管理課長は、これを正当な宛先に転送するか、又は理由を付して所轄の郵便局若しくは差出人に返送するものとする。
(返送文書の取扱い)
第14条 返送されてきた文書は、主管課長等に引き渡さなければならない。
第3章 文書の処理
(処理方針等)
第15条 文書の処理は、全て課長等が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
2 文書は、全て未決又は既決に区分して整理し、未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書は、定められた順序に従って整理するものとする。
(処理の期間)
第16条 課等に配布された文書は、原則としてその日のうち起案担当者へ回付し、起案担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。
2 回答、報告、提出等を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、主管課長等の承認を受けなければならない。
(課長等の指示)
第17条 課長等は、文書の配布を受けたときは、遅滞なくこれに目を通し、担当係長に処理方針を示して処理させなければならない。
2 担当係長は、課長等の指示の範囲内の細目的な処理法について起案担当者に指示をし、当該文書を回付しなければならない。
第18条 削除
(起案の方法等)
第19条 全ての事案の処理は、起案文書による。
2 起案文書のうち教育長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ教育長の処理方針を確認の上、起案しなければならない。
4 前項の規定にかかわらず、軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、付箋を用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。この場合、当該付箋又は文書の余白に決裁押印欄及び必要に応じて合議欄又は供覧欄を設け、当該欄の下部余白に伺い文を朱書きしなければならない。
5 第3項の規定にかかわらず、定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず、帳票を用いて行うことができる。
6 起案文書の回議順序は、別記第2に定めるところにより行うものとする。
(合議)
第20条 合議が必要な起案文書は、主たる主管課等において処理案を起案し、関係課等の合意を求めなければならない。
2 合議を受けた課等は、当該起案文書について同意又は不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して意見、異議、疑義等があるときは、起案した課等と協議しなければならない。
3 前項に規定する場合において意見が相違して協議が終わらないときは、起案した課等は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
4 合議先は、原則として係長以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があると課長等が認めるものについては、この限りでない。
5 町行政の運営又は重要な事務事業に関する起案文書は、企画担当課長に合議しなければならない。
6 前項に規定するもののほか、起案文書の合議先は、厚岸町事務決裁規程(平成27年厚岸町訓令第28号)、厚岸町財務規則(平成18年厚岸町規則第28号)及び厚岸町教育委員会事務決裁規程、その他教育長が別に定めるところによる。
(供覧)
第21条 供覧が必要な文書は、関係課等に回議するものとする。
2 供覧先は、原則として係長以上とする。ただし、特に必要があると上司が認めるものについては、この限りでない。
(議案の処理方法)
第22条 教育委員会会議に提出する議案は、主管課等で起案し、管理課長が別に通知する日までに決裁を受けなければならない。
2 決裁済みの起案文書(以下「決裁済み文書」という。)のうち教育委員会議に提出する議案に関するものは、速やかに管理課長に回付しなければならない。
3 管理課長は、前項の規定により回付を受けたときは、速やかに教育委員会会議に提案する手続をしなければならない。
4 厚岸町議会(以下「議会」という。)に提出する議案は、厚岸町文書管理規程(平成11年厚岸町訓令第15号)第23条の規定によるものとする。
第23条から第25条まで 削除
(起案文書の持回り)
第26条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。
(文書の審査)
第27条 文書の適正及び統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、教育長の決裁を受ける前に管理課長、管理課長、管理課長補佐及び管理課総務係長の審査を受けなければならない。
(1) 教育委員会会議に提出する議案文書並びに厚岸町公用文作成規程別表に規定する議案文書、法規文書、令達文書及び公示文書に関するもの
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、教育長が特に必要と認めるもの
2 起案文書のうち教育長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に主管課長等の審査を受けなければならない。
(1) 関係課等合議先又は供覧先の適否について
(2) 文体、表現、用字、用語、形式等について
5 第1項の規定による審査のほか、次の各号に掲げる起案文書は、厚岸町文書管理規程第28条の規定による審査を受けなければならない。
(1) 厚岸町公用文作成規程別表に規定する議案文書、法規文書及び令達文書に関するもの
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、教育長が特に必要と認めるもの
(未完結文書の把握)
第28条 主管課長等は、常に未完結文書を把握し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。
(文書の処理経過の調査等)
第29条 管理課長は、必要があると認めるときは、文書の処理の経過を調査し、又は主管課長等から報告を受けることができる。
(請願、陳情等の処理方法)
第30条 主管課長等は、配布を受けた請願、陳情等が、同時に議会に提出された案件である場合は、議会において採択され、その通知により意見、条件を勘案して処理方法、対策等を起案しなければならない。
(決裁年月日)
第31条 起案担当者は、全ての決裁済み文書について、速やかに決裁年月日を所定欄に記入しなければならない。
(決裁済み文書の処理)
第32条 管理課は、決裁済み文書を主管課長等に回付するものとする。ただし、教育委員会会議に提出する議案に係る決裁済み文書並びに厚岸町公用文作成規程別表に規定する法規文書(条例を除く。)、令達文書及び公示文書に係る決裁済み文書は、主管課等からの返付を受けて管理課で保管及び保存しなければならない。
2 前項に規定するもののほか、議会に提出する議案に係る決裁済み文書は、厚岸町事務分掌条例(平成30年厚岸町条例第34号)に規定する総務課(以下「総務課」という。)に回付し総務課で保管及び保存しなければならない。
(決裁箱)
第33条 文書を処理するため、決裁権者は、既決箱及び未決箱を備えることができる。
第4章 文書の発送
第34条及び第35条 削除
(文書の発信者名)
第36条 庁外に発送する文書(以下「発送文書」という。)は、原則として教育長名又は教育委員会名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名を用いることができる。
2 庁内文書は、事案の軽重により課長等名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い氏名は省略することができる。
(公印)
第37条 発送文書は、厚岸町教育委員会公印規則(平成16年厚岸町教育委員会規則第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書(相手方から公印を求められるものは除く。)については、決裁済み文書及び発送文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。
(1) 権利義務の発生に関わりのない軽易な往復文書
ア 委員会、会議、協議会、説明会、研修会、講演会等の開催通知
イ 国、道、その他各種団体に対する補助金又は助成金に係る申請等
ウ 事務事業に関する照会、回答、報告
エ 委員就任依頼、講師派遣依頼、視察受入れ依頼、見積書及び入札書の提出依頼
(2) 書簡文書(案内状、礼状、あいさつ状等儀礼的なものとして出す手紙、書状等)
ア ポスター、刊行物、資料等の送付文書
イ 公印を押印した文書(各種証明書、許可書、申請書等)に添付する送付文書
2 庁内文書は、特に重要なものを除き、公印を省略するものとする。
(令6教委訓令6・一部改正)
(発送文書の処理)
第38条 起案担当者は、発送文書に係る決裁済み文書を主管課長等に回付し、収発件名簿により発送番号の記入を受けなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
2 発送文書は、原則として総務課において発送するものとする。ただし、主管課等において直接持参する必要のある文書及び管理課長が主管課等において取り扱うことが適当であると認めた文書については、主管課等において発送することができる。
3 郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。
4 厚岸町文書管理規程第15条に規定する勤務時間外における発送又は返信用封筒に使用する切手若しくははがきを必要とする場合は、厚岸町文書管理規程第39条第4項の規定による。
5 発送文書のうち前条第1項ただし書に規定する軽易な文書に該当するものについては、相手方の同意を得た上で、ファクシミリ又は電子メールにより、主管課等において直接発送することができる。
(庁内文書の発送)
第39条 庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要するもの又は重要なものを除くほか、未使用の封筒を使用しないものとする。
2 庁内文書は、ファクシミリ又は電子メールにより送信することができる。
(施行年月日)
第40条 施行担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を施行年月日として、決裁済み文書の所定欄に記入しなければならない。
第5章 文書の保存及び整理
第1節 通則
(文書の保存及び整理)
第41条 文書は、常に整然として分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
3 第1項に規定する文書の類目は、別に定める文書類目表によるものとする。
(文書の保管)
第42条 文書の保管は、主管課等において行うものとする。
(文書類目表)
第43条 課長等は、毎年3月31日までに前年分及び当該年度分の編さんする文書について第41条第3項に定める文書類目表を作成し、管理課長に提出しなければならない。
2 課長等は、前項の規定により作成する文書類目表に異動、変更等があった場合は、その都度記録するものとする。
3 課長等は、毎年3月31日までに、前項に規定する文書類目表の異動、変更等を反映させた後の文書類目表を管理課長に提出しなければならない。
4 課長等は、法令等により定められた簿冊その他の文書で編さんすることができないものについても文書類目表に明記し、前3項の規定に準じて管理課長に提出しなけばならない。
(文書類目表の精査等)
第44条 管理課長は、前条の規定により提出された文書類目表についてその記載事項の適否を精査する。
2 課長等は、前項の文書類目表を町政情報の検索に必要な資料としてこれを一般の閲覧に供するため、一般の求めに応じいつでも開示できるようにしておかなければならない。
(保管用具)
第45条 文書の整理及び保管には、キャビネット及び編さん用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。
(事務担当者の文書の整理及び引継)
第46条 事務担当者は、未完結文書を懸案整理簿に入れてキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。
2 事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を自己の手元に置いてはならない。
3 課長等は、常に完結文書の回収その他の管理に努めなければならない。
(完結文書の整理及び保管)
第47条 事務担当者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、文書類目表に定める小分類別に整理し簿冊を作成して、当該文書をとじ、索引目次(別記第8号様式)に必要事項を記入しておくものとする。
2 前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等に保管することができる。
第2節 文書の移換え、置換え及び引継ぎ
(移換え及び置換え)
第48条 文書の置換えは、年度文書にあっては毎年3月31日までに、暦年文書にあっては毎年12月31日までに行うものとする。
2 文書の移換えは、年度文書にあっては毎年4月に、暦年文書にあっては毎年1月に行うものとする。ただし、事務に支障がない限り前項に定める置換えに引き続いて行うことができる。
3 常時使用する文書は、置換え及び移換えを行わないことができる。
2 前項の規定により置き換えた文書は、保存年限別に保存箱に収納し、保存箱に保存箱引継番号、年度又は年及び保存年限を記載する。
(置換え文書の引継ぎ)
第50条 主管課長等は、前2条の規定により置き換えられた文書について、管理課長から引継ぎを求められたときは、当該文書に文書類目表を添えて管理課長に引き継がなければならない。
(機密文書の引継ぎ)
第51条 機密文書の引継ぎについては、前条の規定によらないことができる。
(置換え文書の調査)
第52条 管理課長は、第49条第1項の規定により置き換えられた文書につき、必要に応じその適否を調査することができる。
第3節 文書の保存
(文書の保存年限の種別)
第53条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書及び時効が成立する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
(文書の保存年限)
第54条 文書保存年限の各区分の基準はおおむね次のとおりとする。
(1) 永年保存に属するもの
ア 条例、規則、訓令等に関する文書
イ 重要な事業計画及びその実施に関する文書
ウ 学校沿革に関係する重要文書
エ 教育委員会の会議録、議決書等重要な文書
オ 所轄行政庁の令達その他重要な文書
カ 重要な契約書
キ 任免、賞罰に関する重要な文書
ク 財産に関する重要な文書
ケ 公の施設に関する重要な文書
コ 学校その他重要な機関の設置、廃止に関する文書
サ 事務引継ぎに関する重要な文書
シ その他重要にして永年保存の必要があると認める文書
(2) 10年保存に属するもの
ア 行政執行上必要な統計資料
イ 予算、決算に関する文書
ウ 審査請求及び訴訟に関する文書
エ 陳情、請願に関する文書
オ その他10年保存の必要があると認める文書
(3) 5年保存に属するもの
ア 主な行政事務の施策に関する文書
イ 金銭出納に関する文書(収入、支出証拠書類を含む。)
ウ 備品の出納に関する文書
エ その他5年保存の必要があると認める文書
(4) 3年保存に属するもの
ア 給与に関する書類
イ 照会、回答その他往復文書に関する重要な文書
ウ 各種通知文書
エ その他3年保存の必要があると認める文書
(5) 1年保存に属するものは、前各号に属しない文書とする。
2 主管課長等は、前項各号に掲げる文書について文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。
3 主管課長等は、前2項の規定により決定した文書の保存年限を文書類目表に記載しなければならない。
(保存年限の計算)
第55条 文書の保存年限の計算は、年度文書にあってはその完結した日の属する会計年度の翌年度の初日から、暦年文書にあってはその完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。
(完結文書の保存方法)
第56条 保存を必要とする完結文書は、主管課長等の指示を受けて事務担当者が次の各号に掲げるところに従い保存しなければならない。
(1) 年度文書は、年度ごとに、暦年文書は、暦年ごとに保存年限別に仕訳し、かつ、分類項目別に区分して整理すること。
(2) 保存箱に収納すること。
(3) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分すること。
(4) 相互に密接に関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理すること。
2 保存箱に収納した文書については、その保存箱の番号を文書類目表に記載しなければならない。
(編集及び製本)
第57条 必要があると認める文書は、次に掲げるところにより編集及び製本することができる。
(1) 厚さは、おおむね10センチメートルを限度とし、紙数の多少により分冊することができる。
(2) 表紙(別記第9号様式)、背表紙(別記第10号様式)及び索引目次を付さなければならない。ただし、第54条第1項第5号に規定する文書については、索引目次を省略することができる。
(文書の保存場所)
第58条 保存文書は、文書庫又は管理課が別に定める場所に保存するものとする。ただし、所管の施設にあっては、当該施設の書庫に保存する。
(厚岸情報館への引渡しの手続)
第59条 主管課長等は、保存年限の満了した文書で厚岸情報館行政資料収集管理規程(平成8年厚岸町教育委員会訓令第2号)第3条に規定する行政資料で必要があると認めるものは、厚岸情報館に引き渡さなければならない。
2 主管課長等は、前項の規定により厚岸情報館へ引き渡したときは、文書類目表にその旨を登記しなければならない。
第4節 文書の利用
(文書の持出し)
第60条 文書の持出しをしようとする職員は、持出簿(別記第11号様式)に必要事項を記入し、当該文書の主管課長等に提出し承認を受けなければならない。
(文書の貸出し等)
第61条 文書の貸出しを受けようとする職員は、貸出簿(別記第12号様式)に必要事項を記入し、当該文書の主管課長等に提出し承認を受けなければならない。
第5節 文書の廃棄
(文書の廃棄の決定)
第62条 主管課長等は、文書(第50条の規定により管理課長に引き継がれた文書を除く。)が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。
2 主管課長等は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、管理課長と協議して廃棄することができる。ただし、1年保存の文書については、管理課長との協議は要しない。
3 管理課長は、第50条の規定により引き継がれた文書(永年保存文書を除く。)が保存年限を経過したときは、主管課長等に通知の上、廃棄することができる。
4 前3項の規定にかかわらず、主管課長等及び管理課長は、厚岸町情報公開条例(平成11年厚岸町条例第26号)の規定により開示の請求があった文書で、同条例第2章第2節に規定する開示の請求に対する決定又は通知に関する手続及び同条例第2章第3節に規定する審査請求に関する手続が完了していない文書については、保存年限の経過後においても当該文書を廃棄してはならない。
第63条 管理課長は、第50条の規定により引き継がれた文書のうち、永年保存文書については、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに改めて保存の可否を決定する。
2 前項の規定にかかわらず、管理課長は、必要があると認めるときは、その都度、管理課長に引き継がれた文書の保存の可否を決定することができる。
3 管理課長は、前2項の規定により保存の可否を決定しようとする場合は、あらかじめ主管課長等に協議しなければならない。
(廃棄の基準)
第64条 複数の課等の保管に係る文書は、関係課等で協議の上、主たる関係の課等において文書の原本を保管又は保存するものとし、それ以外の課等は、当該文書の資料等について、速やかに廃棄しなければならない。
(廃棄文書の処理)
第65条 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用されるおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに焼却、溶解、裁断等の処置をとらなければならない。
2 前項の焼却等の利便を図るため、管理課長は、毎年まとめて廃棄する日を設定する。
3 廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とするため必要なものは、資料として保管することができる。
第66条 課長等は、前条第1項の規定により、文書を廃棄したときは、文書類目表にその旨を記載して管理課長に通知しなければならない。ただし、1年保存の文書については、この限りでない。
附則
この訓令は、平成11年7月1日から施行する。
附則(平成14年10月30日教委訓令第16号)
この訓令は、平成14年10月30日から施行し、平成14年10月1日から適用する。
附則(平成27年3月25日教委訓令第3号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に在職する教育長(地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)による改正前の地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第16条第1項の教育長をいう。)の教育委員会の委員として任期中においては、この訓令による改正後の厚岸町教育委員会文書管理規程は適用せず、この訓令による改正前の厚岸町教育委員会文書管理規程の規定は、なおその効力を有する。
附則(平成28年1月27日教委訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月23日教委訓令第3号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年2月27日教委訓令第1号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年2月27日教委訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年4月28日教委訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月28日から施行する。
附則(令和5年4月26日教委訓令第7号)
この訓令は、令和5年4月26日から施行し、令和5年4月1日から適用する。
附則(令和6年10月31日教委訓令第6号)
この訓令は、令和7年1月1日から施行する。
別表(第6条関係)
区分 | 記号 | |
法規文書 | 規則 | 厚岸町教育委員会規則 |
令達文書 | 訓令 | 厚岸町教育委員会訓令 |
訓 | 訓 | |
達 | 達 | |
指令 | 厚岸町教育委員会指令 | |
公示文書 | 告示 | 厚岸町教育委員会告示 |
一般文書 | 課等 | 付表のとおり |
課等以外 | 当該所属長の定めるところによる | |
付表
課名 | 係名 | 記号 |
管理課 | 総務係 | 厚教管総 |
学校教育係 | 厚教管学 | |
指導室 | 指導係 | 厚教指指 |
生涯学習課 | 生涯学習係 | 厚教生生 |
スポーツ係 | 厚教生ス |
別記第1(第19条関係)
(令6教委訓令6・一部改正)
起案用紙の記入要領
1 基本的事項
(1) 起案用紙の文体、表現、用字、用語等は、厚岸町公用文作成規程の規定によること。
(2) 起案用紙には、必要な関係資料を整理して添付すること。
(3) 同一の事案で、複数回にわたり起案する場合は、当該事案が完結するまで当該起案文書には、一連の起案文書及び関係文書を添付すること。
(4) 軽易な事案を除き、起案用紙の印刷には裏紙を使用しないこと。
2 収受年月日
収受文書に基づいて起案する場合は、当該文書を収受した年月日を起案担当者が記入するとともに、当該文書を起案文書に添付すること。不要の場合は、欄内に斜線(左下隅から右上隅に引く線をいう。以下同じ。)を引くこと。
3 起案年月日
文書を起案した年月日(当該事案に着手した日ではなく、当該起案文書が決裁を受けられる状態になった日)を起案担当者が記入すること。
4 決裁年月日
起案文書の決裁後、速やかに当該決裁年月日を起案担当者が記入すること。
5 記号番号
起案文書の決裁後、当該文書を施行するときに第6条の規定による文書の記号及び番号を施行担当者が記入すること。不要の場合は、欄内に斜線を引くこと。
6 施行年月日
起案文書の決裁後、当該文書を施行するときに当該施行年月日を施行担当者が記入すること。不要の場合は、欄内に斜線を引くこと。
7 文書の種類
起案文書の種類に応じ、次に掲げるところにより、起案担当者が該当する□印にレ印を記入すること。該当する種類が重複する場合は、該当する□印全てにレ印を記入すること。
(1) 発送文書 庁外に発送する文書
(2) 庁内文書 庁内に発送する文書及び発送を要しない文書
(3) 法規・令達・公示文書 条例、規則、訓令、訓、達、指令、告示、公表及び広告の制定、改廃等に関する文書(これらに該当しない内規としての要綱、要領等は含まない。)
(4) 議案 教育委員会議及び議会に提出する議案に関する文書(議会に提出する参考資料等は含まない。)
8 取扱い上の注意事項等
起案文書の取扱い上、特に注意を要する事項等について、次に掲げるところにより当該事案の区分に対応する表示を起案担当者が記入すること。
事案の区分 | 表示 |
至急の取扱いを要するもの | 至急(期限のあるものは、その期日を付記すること。) |
秘密扱いのもの | 秘 |
広報誌に掲載を要するもの | 広報掲載 |
ホームページに掲載を要するもの | ホームページ掲載 |
ファクシミリにより施行するもの | ファクシミリ施行 |
電子メールにより施行するもの | 電子メール施行 |
その他 | 公印省略、要割印、要契印等 |
9 保存年限
起案担当者が、文書類目表に基づき該当する数字又は文字を○又は□で囲むこと。
10 廃棄年度
(1) 起案担当者が、保存年限から起算して当該起案文書を廃棄する年度(年)を記入すること。保存年限が終了する年度(年)ではなく、廃棄する年度(年)であることに注意すること。
(2) 永年保存の場合は、「永年保存」と記入すること。
11 起案担当者(職・氏名)
(1) 起案担当者が、自身の職名、氏名、課等名及び係名を記入すること。
(2) この欄には、起案担当者の押印はしないこと。
12 宛先
次に掲げるところにより、起案担当者が記入することとし、宛先が存在しないときは、何も記入しないこと。
(1) 発送文書の宛先となる相手方の職名及び氏名を記入すること。
(2) 宛先が多く、欄内に記入できないときは、裏面又は別紙に記入し、この欄には「裏面のとおり」又は「別紙のとおり」と記入すること。
(3) 庁内文書は、職名のみを記入し、氏名は省略すること。
(4) 起案文書は、内部での意思決定に使用するものであることから、「様」などの敬称は、この欄には記入しないこと。
13 発信者
次に掲げるところにより、起案担当者が記入することとし、発信者が存在しないときは、何も記入しないこと。
(1) 発信者が、教育長、課長等又は教育委員会であるときは、該当する文字を○又は□で囲むこと。
(2) 発信者が、前号以外の者であるときは、職名及び氏名を記入し、不要の文字を2本線で消すこと。
(3) 庁内文書は、職名のみを記入し、氏名は省略すること。
14 決裁
(1) 厚岸町事務決裁規程の規定により、必要な関係職員に回議し、順次直属の上司の決裁を受けること。
(2) 職を兼務する場合は、それぞれの欄に押印すること。
(3) 専決等により使用しない欄は、斜線を引くこと。
15 合議
(1) 合議を必要とするときは、合議先の職名を起案担当者が記入すること。
(2) 合議先が多く、欄内に記入できないときは、表面の余白、裏面又は別紙に記入し、裏面又は別紙に記入した場合はこの欄には、「裏面のとおり」又は「別紙のとおり」と記入すること。
(3) 供覧を必要とするときは、「合議」の文字を「供覧」に直した上で、前2号の例により供覧先の職名を記入すること。
16 件名
決裁権者が意思の判断を誤らないように文書の内容が一見して分かるように簡潔に要領よく起案担当者が記入すること。
17 伺い文
(1) 起案担当者が、該当する文字を○又は□で囲み、該当するものがないときは、括弧内に具体的に記入した上で、不要の文字を2本線で消すこと。ただし、文書の内容により、これにより難いと課長等が認める場合は、伺い文を修正して使用することができる。
(2) 括弧内に具体的に記入する際の文字は、起案用紙に記載してあるほか、通知、申請、依頼、実施、決定、却下、掲載その他起案文書の内容を適切に表すものを記入すること。
18 合議・供覧事項
(1) 起案文書の内容に応じ、次に掲げるところにより、起案担当者が該当する□印にレ印を記入すること。該当する事項がないときは、その他の□印にレ印を記入した上で、括弧内に合議又は供覧を受けるべき事項を具体的に記入すること。
ア 庶務(例規)に関すること 厚岸町事務決裁規程別表第1の1の項に規定する項目及び教育長が別に定める項目に関する起案
イ 人事に関すること 厚岸町事務決裁規程別表第1の2の項に規定する項目及び教育長が別に定める項目に関する起案に関する起案
ウ 財務(工事)に関すること 厚岸町事務決裁規程別表第1の3の項に規定する項目及び教育長が別に定める項目に関する起案に関する起案
エ 個別決裁事項 教育長が別に定める項目に関する起案
オ その他 厚岸町事務決裁規程別表第1及び別表第2に規定のない起案並びに教育長が別に定める項目にない起案
(2) 該当する種類が重複する場合は、該当する□印全てにレ印を記入すること。
(3) 供覧の場合は、「供覧」の文字を○又は□で囲むこと。
19 指示事項
(1) 決裁に関与した者が、当該起案に対する指示、意見等がある場合は当該指示、意見等を記入し、署名又は押印すること。
(2) 指示、意見等が欄内に記入できないときは、別の文書に記入し、署名又は押印したものを起案文書に添付し、この欄には、「別紙のとおり」と記入すること。
(3) 指示事項が記入された場合は、決裁後、起案担当者が適切に処理すること。
20 情報公開
(1) 厚岸町情報公開条例に基づく町政情報の公開請求があった場合に、公開・非公開の決定を迅速、かつ、容易にするため、起案担当者が当該文書が公開できるものか否かを判断し、公開・非公開の区分欄の該当する□印にレ印を記入すること。
(2) 起案担当者が、公開・非公開の区分で、非公開と判断したときは、非公開理由欄及び該当条項欄に必要事項を記入すること。
21 予算確認
予算を伴う起案文書については、予算担当者が回議前に確認印を押すこと。確認印がないものは、予算措置のないものと判断するため、起案内容に予算措置をどうするのかを必ず記入すること。
22 公印確認
(1) 公印の押印に当たって、公印保管者又は公印保管者が指示した者が押印すること。
(2) 公印の確認を受けるときは、公印使用者は、決裁済みの起案文書に施行文書を添えて、公印保管者又は公印保管者が指示した者が内容を確認した上で押印を受けること。
23 審査・記録担当者
合議を受けた課長等が審査又は記録を要すると認めた場合は、当該審査又は記録をした職員が押印すること。この場合において、当該審査又は記録をした職員が合議欄に押印した場合は、当該押印をもってこれに代えることができる。
24 裏面又は別紙
(1) 裏面又は別紙には、決裁権者が意思の判断をするために必要な起案の理由、事案の経過、根拠法令、予算科目、経費等の事項を起案担当者が記入すること。
(2) 裏面又は別紙の記入にあたっては、簡潔に分かりやすく記入することとし、長文になる場合は箇条書きにするなど、見やすくなるよう工夫すること。
別記第2(第19条関係)
起案文書の回議順序
1 起案文書は、次の順序により回議すること。
起案担当者→係内の担当スタッフ→担当係長→課長補佐→主管課長等→教育長とする。ただし、町長の決裁を受ける場合は、教育長の決裁後、副町長→町長とする。
2 課等内の他係に合議又は供覧を要する場合は、担当係長の決裁後、課等内の関係する係長に回議すること。ただし、第20条第4項ただし書の規定により担当スタッフに合議をする場合及び第21条第2項ただし書の規定により担当スタッフに供覧をする場合にあっては、担当係長の決裁後、課等内の関係する係の担当スタッフから回議すること。
3 他の課等に合議又は供覧を要する場合は、主管課長等の決裁後、他の課等の関係する係長から順次直属の上司に回議すること。ただし、第20条第4項ただし書の規定により担当スタッフに合議をする場合及び第21条第2項ただし書の規定により担当スタッフに供覧をする場合にあっては、主管課長等の決裁後、他の課等の関係する係の担当スタッフから回議すること。
4 厚岸町文書管理規程第2条第1号に規定する課等(以下「教育委員会以外の課等」という。)に合議を要する場合は、教育委員会内の決裁後、教育委員会以外の課等の関係する係長から順次直属の上司に回議すること。ただし、第20条第4項ただし書の規定により担当スタッフに合議をする場合及び第21条第2項ただし書の規定により担当スタッフに供覧をする場合にあっては、教育委員会内の決裁後、教育委員会以外の課等の関係する係の担当スタッフから回議すること。
5 第27条の規定により文書の審査を受ける場合は、主管課長等の決裁後(他の課等に合議又は供覧を要する場合は、他の課等の合議又は供覧が全て終わった後)、管理課総務係に回付すること。ただし、議会に提出する議案は総務課総務係に回付するものとする。
(令6教委訓令6・旧別記第4号様式繰上)
(令6教委訓令6・追加)
