○厚岸町上下水道事業文書管理規程
平成11年4月30日
水道事業管理規程第7号
注 令和6年12月から改正経過を注記した。
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の収受及び配布(第7条―第13条の2)
第3章 文書の処理(第14条―第27条)
第4章 文書の発送(第28条―第33条)
第5章 文書の保存及び整理
第1節 通則(第34条―第40条)
第2節 文書の移換え、置換え及び引継ぎ(第41条―第43条)
第3節 文書の保存、利用(第44条―第51条)
第4節 文書の廃棄(第52条―第54条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、厚岸町水道事業及び下水道事業(以下「上下水道事業」という。)における文書事務の管理について、基本的事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(1) 課 厚岸町水道事業及び下水道事業の設置等に関する条例(昭和42年厚岸町条例第8号)第3条第2項に規定する課をいう。
(2) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(3) 係 厚岸町水道課事務分掌規程(平成11年厚岸町水道事業管理規程第2号)第2条に規定する係をいう。
(4) 課等 厚岸町事務分掌条例(平成30年厚岸町条例第34号)第1条に規定する課、同条例第3条に規定する出納室及び厚岸町介護老人保健施設条例(平成24年厚岸町条例第3号)に規定する介護老人保健施設をいう。
(5) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。
(6) 決裁 厚岸町上下水道事業事務決裁規程(平成11年厚岸町水道事業管理規程第3号)第2条第1号に規定する決裁をいう。
(7) 専決 厚岸町上下水道事業事務決裁規程第2条第2号に規定する専決をいう。
(8) 起案文書 事案の決裁のための案を記載した文書をいう。
(9) 決定 水道事業及び下水道事業の管理者の権限を行う町長(以下「管理者」という。)並びに課長、課長補佐(同等の職にある者を含む。以下同じ。)及び係長(同等の職にある者を含む。以下同じ。)が、起案文書が決裁に至るまでの手続過程において、当該起案文書について調整及び検討をし、その内容及び形式に対する自らの意思を表示することをいう。
(10) 回議 決裁若しくは決定を受けるため、又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、起案文書をその権限のある者に回付することをいう。
(11) 合議 起案文書が課以外の課等又は係に関連があるとき、関係する課長等、課長補佐及び係長の決定を受けるため、当該起案文書を回議することをいう。
(12) 供覧 決裁又は決定を受ける事案ではないが、閲覧に供するため、当該事案に係る文書を関係する課長等、課長補佐及び係長並びにこれらのものが必要と認める職員に回議することをいう。
(13) 審査 起案文書について形式的側面、法規的側面その他の見地から調査及び検討をし、その内容及び形式に対する自らの意思を表示することをいう。
(14) 到達文書 郵送、民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般通信書便事業者、同条第9項に規定する特定信書便事業者若しくは同法第3条第4号に規定する外国信書便事業者による同法第2条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)による送付、使送、ファクシミリ、電子メールその他の手段で庁外から上下水道事業に到着した文書(小荷物を含む。)をいう。
(15) 収受文書 到着文書を課が受領し、区分及び選別を行い、必要に応じ厚岸町水道課受付印(別記第1号様式。以下「受付印」という。)を押印し、文書の到達を確認する手続を終えたものをいう。
(16) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(17) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(18) 文書の保管 文書を課の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(19) 文書の保存 文書を書庫等の事務室内以外の場所に収納しておくことをいう。
(20) 移換え 当該年分又は当該年度分の文書を事務室内のキャビネット、書棚等の所定の場所に移すことをいう。
(21) 置換え 事務室内のキャビネット、書棚等の所定の場所に収納している文書を書庫等の事務室以外の場所に移すことをいう。
(22) 持出し 課の職員が、文書を持ち出すことをいう。
(23) 貸出し 課の職員が、課以外の職員に文書を貸し出すことをいう。
(令6上下水管規程18・一部改正)
(文書取扱いの基本)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(課長の職務)
第4条 課長は、次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(3) 未完結文書の追求に関すること。
(4) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。
(5) 完結文書の移換え、置換え、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(6) 文書収発件名簿(別記第2号様式)の記載及び整理に関すること。
(7) 文書の処理促進に関すること。
(8) 文書の審査に関すること。
(9) 前各号に掲げるもののほか文書事務に関し必要なこと。
(令6上下水管規程18・一部改正)
(文書管理の簿冊等)
第5条 課に備える文書管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるところによる。
(1) 法規・令達・公示文書番号簿(別記第3号様式)
(2) 議案・諮問・報告・承認番号簿(別記第4号様式)
(3) 文書収発件名簿
(4) 課に必要な補助簿等
(文書の記号及び番号)
第6条 施行しようとする文書(以下「施行文書」という。)には、起案担当者において、記号及び番号を付さなければならない。ただし、告示以外の公示文書(厚岸町公用文作成規程(平成27年厚岸町訓令第4号)別表に規定する公示文書をいう。)、課等間の文書及び軽易な文書についてはこの限りでない。
2 施行文書の記号は、別表のとおりとする。
3 施行文書の番号は、施行の順序に従い、暦年ごとの一連番号とし、文書番号管理簿(別記第5号様式)で管理をする。
(令6上下水管規程18・一部改正)
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の処理)
第7条 到達文書(係に直接到達した文書を除く。)は、業務係で受領するものとし、次に掲げるところにより処理する。
(1) 配布すべき係が判明している文書は、開封せずに当該係に配布すること。
(2) 前号に規定する文書及び特殊文書(親展(秘)文書、書留扱い(簡易書留、現金書留、引受時刻証明、配達証明、代金引換及び特別送達を含む。以下同じ。)若しくは信書便の役務のうち書留扱いに準ずるものによる文書(以下「書留文書等」という。)、現金、金券若しくは有価証券類封入の明示のある文書または訴訟、審査請求その他到達の時刻が権利と得喪若しくは変更にかかわると認められる文書をいう。以下同じ。)を除き、全て開封してその右下余白に受付印を押し、課長又は課長補佐を経て、原則として当日中に係に配布すること。
(3) 特殊文書については、第9条で定めるところにより処理すること。
(普通文書の処理)
第8条 特殊文書以外の文書(以下「普通文書」という。)の配布を受けた場合は、文書収発件名簿(以下「収発件名簿」という。)に次に掲げる事項を記入しなければならない。ただし、軽易又は収発件名簿に登録する必要がないと認められる文書については、収発件名簿の作成を省略することができる。
(1) 収発番号及び年月日
(2) 出書年月日、記号及び番号
(3) 件名
(4) 発信者
(5) 宛先
(6) 回答期限及び回答年月日
(7) 所管係又は担当者名
(8) 処理確認
2 前項の規定により作成した収発件名簿については、課において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。
(特殊文書の処理)
第9条 特殊文書は、次に掲げるところにより処理する。
(1) 書留扱い(現金書留を含む。)、現金、金券、有価証券、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書は、厚岸町文書管理規程(平成11年厚岸町訓令第15号)第9条第1項第3号に規定する処理を行うため、総務課長に回付するものとする。
(2) 訴訟、審査請求その他到達の日時が権利の得喪又は変更にかかわると認められる特殊文書は、到達日時を封筒に明記して、課長又は課長補佐に配布すること。
2 普通文書を開封した際に現金、金券又は有価証券が同封されていた場合は、特殊文書として前項第1号に規定する処理を行うものとする。
4 電報を受領したときは、業務係においてその収受時刻を当該電報の余白に記載し、直ちに係に配布するものとする。
5 文書以外の物品、小荷物等を受領したときは、配布すべき係が判明しているものは、開封せずに当該係に配布し、配布すべき係が判明していないものは、開封し係を確認した上で当該係に配布するものとする。
(口頭又は電話の処理)
第10条 口頭又は電話で受理した事項で重要なものは、その内容等を口頭・電話受信票(別記第6号様式)に記録し、文書として取り扱うものとする。
(直接受領した文書の取扱い)
第11条 課長は、係に直接到達した文書又は職員が会議等で直接受領した文書があるときは、第7条の規定による処理を行うものとする。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第12条 到達文書郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
(誤配文書の処理)
第13条 誤って送付されてきた文書があった場合、課長は、これを正当な宛先に転送するか、又は理由を付して所轄の郵便局若しくは差出人に返送するものとする。
(勤務時間外の到達文書の収受)
第13条の2 厚岸町役場庁舎の開庁時間(厚岸町の休日を定める条例(平成3年厚岸町条例第28号)に規定する町の休日を除く日の午前8時30分から午後5時15分までをいう。以下「勤務時間」という。)以外の時間(以下「勤務時間外」という。)における到達文書(係に直接到達したものを除く。)は、当直員が収受し、厚岸町役場庁舎当直規程(平成27年厚岸町訓令第54号)第11条の規定により処理しなければならない。
第3章 文書の処理
(処理方針等)
第14条 文書の処理は、全て課長又は課長補佐が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
2 文書は、全て未決又は既決に区分して整理し、未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書は、定められた順序に従って整理するものとする。
(処理の期間)
第15条 課に配布された文書は、原則としてその日のうちに起案担当者へ回付し、起案担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。
2 回答、報告、提出等を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、課長の承認を受けなければならない。
(課長の指示)
第16条 課長は、遅滞なく収受文書に目を通し、担当係長に処理方針を示して処理させなければならない。
2 担当係長は、課長の指示の範囲内の細目的な処理方法について起案担当者に指示をし、当該文書を回付しなければならない。
(起案の方法等)
第17条 全ての事案の処理は、起案文書による。
2 起案文書のうち町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確認の上、起案しなければならない。
4 前項の規定にかかわらず、軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、付箋を用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。この場合、当該付箋又は文書の余白に決裁押印欄及び必要に応じて合議欄又は供覧欄を設け、当該欄の下部余白に伺い文を朱書きしなければならない。
5 第3項の規定にかかわらず、定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず、帳票を用いて行うことができる。
6 起案文書の回議順序は、別記第2に定めるところにより行うものとする。
(合議)
第18条 合議が必要な起案文書は、課において処理案を起案し、関係課等の合意を求めなければならない。
2 合議を受けた課等は、当該起案文書について同意又は不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して意見、異議、質疑があるときは、課と協議しなければならない。
3 前項に規定する場合において意見が相違して協議が終わらないときは、課は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
4 合議先は、原則として係長以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があると課長が認めるものについては、この限りでない。
5 町行政の運営又は重要な事務事業に関する決裁文書は、企画担当課長に合議しなければならない。
6 前項に規定するもののほか、起案文書の合議先は、管理者が別に指定する。
(供覧)
第19条 供覧が必要な文書は、関係課等に回議するものとする。
2 供覧先は、原則として係長以上とする。ただし、特に必要があると上司が認めるものについては、この限りでない。
(議案の処理方法)
第20条 厚岸町議会(以下「議会」という。)に提出する議案は、課で起案し、総務課長が別に通知する日までに決裁を受けなければならない。
2 決裁済みの起案文書(以下「決裁済み文書」という。)のうち議会に提出する議案に関するものは、速やかに総務課長に回付しなければならない。
第21条から第23条まで 削除
(起案文書の持回り)
第24条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。
(文書の審査)
第25条 文書の適正及び統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、管理者の決裁を受ける前に総務課長、総務課長補佐、総務係長及び総務課長が指定する総務課審査担当職員の審査を受けなければならない。
(1) 厚岸町公用文作成規程別表に規定する議案文書、法規文書、令達文書及び告示文書に関するもの
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、管理者が特に必要と認めるもの
2 起案文書のうち町長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に課長の審査を受けなければならない。
(1) 関係課等合議先又は供覧先の適否について
(2) 文体、表現、用字、用語、形式等について
(請願、陳情等の処理方法)
第26条 課長は、配布を受けた請願、陳情等が、同時に議会に提出された案件である場合は、議会において採択され、その通知により意見、条件を勘案して処理方法、対策等を起案しなければならない。
(決裁済み文書の処理)
第27条 起案担当者は、全ての決裁済み文書について、速やかに決裁年月日を所定欄に記入しなければならない。
2 議会に提出する議案に係る決裁済み文書並びに厚岸町公用文作成規程別表に規定する議案文書及び法規文書に係る決裁済み文書は、総務課に返付し総務課で保管及び保存しなければならない。
第4章 文書の発送
第28条及び第29条 削除
(文書の発信者名)
第30条 庁外へ発送する文書(以下「発送文書」という。)は、原則として管理者名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。
2 庁内文書は、事案の軽重により課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い氏名は省略することができる。
(公印)
第31条 発送文書は、厚岸町上下水道事業の公印に関する規程(平成15年厚岸町水道事業管理規程第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書(相手方から公印を求められるものは除く。)については、決裁済み文書及び発送文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。
(1) 権利義務の発生に関わりのない軽易な往復文書
ア 委員会、会議、協議会、説明会、研修会、講演会等の開催通知
イ 国、道、その他各種団体に対する補助金又は助成金に係る申請等
ウ 事務事業に関する照会、回答、報告
エ 委員就任依頼、講師派遣依頼、視察受入れ依頼、見積書及び入札書の提出依頼
(2) 書簡文書(案内状、礼状、あいさつ状等儀礼的なものとして出す手紙、書状等)
ア ポスター、刊行物、資料等の送付文書
イ 公印を押印した文書(各種証明書、許可書、申請書等)に添付する送付文書
2 庁内文書は、特に重要なものを除き、公印を省略するものとする。
(令6上下水管規程18・一部改正)
(発送文書の処理)
第32条 起案担当者は、発送文書に係る決裁済み文書を課長に回付し、収発件名簿により発送番号の記入を受けなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
2 発送文書のうち前条第1項に規定する軽易な文書に該当するものについては、相手方の同意を得た上で、ファクシミリ又は電子メールにより、発送することができる。
(庁内文書の発送)
第32条の2 庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要するもの又は重要なものを除くほか、未使用の封筒を使用しないものとする。
2 庁内文書は、ファクシミリ又は電子メールにより送信することができる。
(施行年月日)
第33条 施行担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を施行年月日として、決裁済み文書の所定欄に記入しなければならない。
第5章 文書の保存及び整理
第1節 通則
(文書の保存及び整理)
第34条 文書は、常に整然として分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。
3 第1項に規定する文書の類目は、別に定める文書類目表によるものとする。
(文書の保管)
第35条 文書の保管は、課において行うものとする。
(文書類目表)
第36条 課長は、毎年3月31日までに前年分及び当該年度分の編さんする文書について文書類目表を作成しなければならない。
2 課長は、前項の規定により作成する文書類目表に異動、変更があった場合は、その都度記録するものとする。
3 課長は、法令等により定められた簿冊その他の文書で編さんすることができないものについても文書類目表に明記しなければならない。
(文書類目表の開示)
第37条 課長は、前条の文書類目表を町政情報の検索に必要な資料としてこれを一般の閲覧に供するため、一般の求めに応じいつでも開示できるようにしておかなければならない。
(保管用具)
第38条 文書の整理及び保管には、キャビネット及び編さん用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。
(事務担当者の文書の整理及び引継)
第39条 事務担当者は、未完結文書を懸案整理簿に入れてキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。
2 事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を自己の手元に置いてはならない。
3 課長は、常に完結文書の回収その他の管理に努めなければならない。
(完結文書の整理及び保管)
第40条 事務担当者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように文書類目表に定める小分類別に整理し簿冊を作成して、当該文書をとじ、索引目次(別記第8号様式)に必要事項を記入しておくものとする。
2 前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等に保管することができる。
第2節 文書の移換え、置換え及び引継ぎ
(移換え及び置換え)
第41条 文書の置換えは、年度文書にあっては毎年3月31日までに、暦年文書にあっては毎年12月31日までに行うものとする。
2 文書の移換えは、年度文書にあっては毎年4月に、暦年文書にあっては毎年1月に行うものとする。ただし、事務に支障がない限り前項に定める置換えに引き続いて行うことができる。
3 常時使用する文書は、置換え及び移換えを行わないことができる。
2 前項の規定により置換えた文書は、保存年限別に保存箱に収納し、保存箱引継番号、年度又は年及び保存年限を記載するものとする。
(機密文書の引継ぎ)
第43条 機密文書の引継ぎについては、前条の規定によらないことができる。
第3節 文書の保存、利用
(文書の保存年限の種別)
第44条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書及び時効が成立する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
(文書の保存年限)
第45条 文書保存年限の各区分の基準はおおむね次のとおりとする。
(1) 永年保存に属するもの
ア 条例、規則、訓令等に関する文書
イ 重要な事業計画及びその実施に関する文書
ウ 町史の資料となる重要な文書
エ 所轄行政庁の令達その他重要な文書
オ 重要な契約書
カ 任免、賞罰に関する重要な文書
キ 財産に関する重要な文書
ク 公の施設及び企業債に関する重要な文書
ケ 事務引継ぎに関する重要な文書
コ その他重要にして永年保存の必要があると認める文書
(2) 10年保存に属するもの
ア 行政執行上必要な統計資料
イ 予算、決算に関する文書
ウ 水道料金等各種公課に関する文書
エ 審査請求及び訴訟に関する文書
オ 陳情、請願に関する文書
カ その他10年保存の必要があると認める文書
(3) 5年保存に属するもの
ア 主な行政事務の施策に関する文書
イ 金銭出納に関する文書(収入、支出証拠書類を含む。)
ウ 備品の出納に関する文書
エ その他5年保存の必要があると認める文書
(4) 3年保存に属するもの
ア 給与に関する書類
イ 照会、回答その他往復文書に関する重要な文書
ウ 各種通知文書
エ その他3年保存の必要があると認める文書
(5) 1年保存に属するものは、前各号に属しない文書とする。
2 課長は、前項各号に掲げる文書について文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。
3 課長は、前2項の規定により決定した文書の保存年限を文書類目表に記載しなければならない。
(保存年限の計算)
第46条 文書の保存年限の計算は、年度文書にあってはその完結した日の属する会計年度の翌年度の初日から、暦年文書にあってはその完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。
(完結文書の保存方法及び保存場所)
第47条 保存を必要とする完結文書は、課長の指示を受けて事務担当者が次の各号に掲げるところに従い保存しなければならない。
(1) 年度文書は、年度ごとに、暦年文書は、暦年ごとに保存年限別に仕訳し、かつ、分類項目別に区分して整理すること。
(2) 保存箱に収納すること。
(3) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分すること。
(4) 相互に密接に関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理すること。
2 保存箱に収納した文書については、その保存箱の番号を文書類目表に記載しなければならない。
(編集及び製本)
第48条 必要があると認める文書は、次に掲げるところにより編集及び製本することができる。
(1) 厚さは、おおむね10センチメートルを限度とし、紙数の多少により分冊することができる。
(2) 表紙(別記第9号様式)、背表紙(別記第10号様式)及び索引目次を付さなければならない。ただし、第45条第1項第5号に規定する文書については、索引目次を省略することができる。
(厚岸情報館への引渡しの手続)
第49条 課長は、保存年限の満了した文書で厚岸情報館行政資料収集管理規程(平成8年厚岸町教育委員会訓令第2号)第3条に規定する行政資料で必要があると認めるものは、厚岸情報館に引き渡さなければならない。
2 課長は、前項の規定により厚岸情報館へ引き渡したときは、文書類目表にその旨を登記しなければならない。
(文書の持出し)
第50条 文書の持出しをしようとする職員は、持出簿(別記第11号様式)に必要事項を記入し、課長に提出し承認を受けなければならない。
(文書の貸出し等)
第51条 文書の貸出しを受けようとする職員は、貸出簿(別記第12号様式)に必要事項を記入し、課長に提出し承認を受けなければならない。
第4節 文書の廃棄
(文書の廃棄の決定)
第52条 課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。
2 課長は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、廃棄することができる。
3 前2項の規定にかかわらず、課長は、厚岸町情報公開条例(平成11年厚岸町条例第26号)の規定により開示の請求があった文書で、同条例第2章第2節に規定する開示の請求に対する決定又は通知に関する手続及び同条例第2章第3節に規定する審査請求に関する手続が完了していない文書については、保存年限の経過後においても当該文書を廃棄してはならない。
4 課長は、永年保存文書について、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに改めて保存の可否を決定する。
(廃棄文書の処理)
第53条 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用されるおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに焼却、溶解、裁断等の処置をとらなければならない。
2 前項の焼却等の利便を図るため、課長は、毎年まとめて廃棄する日を設定するものとする。
3 廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とするため必要なものは、資料として保管することができる。
第54条 課長は前条第1項の規定により、文書を廃棄したときは、文書類目表にその旨を記載しなければならない。ただし、1年保存の文書については、この限りでない。
附則
この規程は、平成11年5月1日から施行する。
附則(平成19年3月1日水管規程第3号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年4月1日水管規程第1号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月15日水管規程第2号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月30日水管規程第4号)
この規程は、平成28年4月4日から施行する。
附則(平成29年2月28日水管規程第1号)
この規程は、平成29年3月1日から施行する。
附則(令和2年4月17日水管規程第5号)
この規程は、令和2年4月17日から施行する。
附則(令和5年3月31日水管規程第2号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年4月1日上下水管規程第15号)
この規程は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年12月2日上下水管規程第18号)
この規程は、令和7年1月1日から施行する。
別表(第6条関係)
区分 | 記号 | |
令達文書 | 管理規程 | 厚岸町上下水道事業管理規程 |
訓 | 訓 | |
達 | 達 | |
指令 | 厚岸町上下水道事業指令 | |
公示文書 | 告示 | 厚岸町上下水道事業告示 |
一般文書 | 業務係 | 厚水企業 |
水道施設係 | 厚水企施 | |
下水道施設係 | 厚下企施 | |
別記第1(第17条関係)
(令6上下水管規程18・一部改正)
起案用紙の記入要領
1 基本的事項
(1) 起案用紙の文体、表現、用字、用語は厚岸町公用文作成規程の規定によること。
(2) 起案用紙には、必要な関係資料を整理して添付すること。
(3) 同一の事案で、複数回にわたり起案する場合は、当該事案が完結するまでの当該起案文書には、一連の起案文書及び関係文書を添付すること。
(4) 軽易な事案を除き、起案用紙の印刷には裏紙を使用しないこと。
2 収受年月日
収受文書に基づいて起案する場合は、当該文書を収受した年月日を起案担当者が記入するとともに、当該文書を起案文書に添付すること。不要の場合は、欄内に斜線(左下隅から右上隅に引く線をいう。以下同じ。)を引くこと。
3 起案年月日
文書を起案した年月日(当該事案に着手した日ではなく、当該起案文書が決裁を受けられる状態になった日)を起案担当者が記入すること。
4 決裁年月日
起案文書の決裁後、速やかに当該決裁年月日を起案担当者が記入すること。
5 記号番号
起案文書の決裁後、当該文書を施行するときに第6条の規定による文書に記号及び番号を施行担当者が記入すること。不要の場合は、欄内に斜線を引くこと。
6 施行年月日
起案文書の決裁後、当該文書を施行するときに当該施行年月日を施行担当者が記入すること。不要の場合は、欄内に斜線をすること。
7 文書の種類
起案文書の種類に応じ、次に掲げるところにより、起案担当者が該当する□印にレ印を記入すること。該当する種類が重複する場合は、該当する□印全てにレ印を記入すること。
(1) 発送文書 庁外に発送する文書
(2) 庁内文書 庁内に発送する文書及び発送を要しない文書
(3) 法規・令達・公示文書 条例、規則、管理規程、訓、達、指令、告示、公表及び広告の制定、改廃等に関する文書(これらに該当しない内規としての要綱、要領等は含まない。)
(4) 議案 議会に提出する議案に関する文書(議会に提出する参考資料等は含まない。)
8 取扱上の注意事項
起案文書の取扱い上、特に注意を要する事項等について、次に掲げるところにより当該事案の区分に対応する表示を起案担当者が記入すること。
事案の区分 | 表示 |
至急の取扱いを要するもの | 至急(期限のあるものは、その期日を附記すること。) |
秘密扱いのもの | 秘 |
広報誌に掲載を要するもの | 広報誌掲載 |
ホームページに掲載を要するもの | ホームページ掲載 |
ファクシミリにより施行するもの | ファクシミリ施行 |
電子メールにより施行するもの | 電子メール施行 |
その他 | 公印省略、要割印、要契印等 |
9 保存年限
起案担当者が、文書類目表に基づき該当する数字又は文字を○又は□で囲むこと。
10 廃棄年度
(1) 起案担当者が、保存年限から起算して当該起案文書を廃棄する年度(年)を記入すること。保存年限が終了する年度(年)ではなく、廃棄する年度(年)であることに注意すること。
(2) 永年保存の場合は、「永年保存」と記入すること。
11 起案担当者(職・氏名)
(1) 起案担当者が、自身の職名、氏名、課等名及び係名を記入すること。
(2) この欄には、起案担当者の押印はしないこと。
12 宛先
次に掲げるところにより、起案担当者が記入することとし、宛先が存在しないときは、何も記入しないこと。
(1) 発送文書の宛先となる相手方の職名及び氏名を記入すること。
(2) 宛先が多く、欄内に記入できないときは、裏面又は別紙に記入し、この欄には「裏面のとおり」又は「別紙のとおり」と記入すること。
(3) 庁内文書は、職名のみを記入し、氏名は省略すること。
(4) 起案文書は、内部での意思決定に使用するものであることから、「様」などの敬称は、この欄には記入しないこと。
13 発信者
次に掲げるところにより、起案担当者が記入することとし、発信者が存在しないときは、何も記入しないこと。
(1) 発信者が、管理者、副町長、課長又は町名であるときは、該当する文字を○又は□で囲むこと。
(2) 発信者が、前号以外の者であるときは、職名及び氏名を記入し、不要の文字を2本線で消すこと。
(3) 庁内文書は、職名のみを記入し、氏名は省略すること。
14 決裁
(1) 事務決裁規程の規定により、必要な関係職員に回議し、順次直属の上司の決裁を受けること。
(2) 職を兼務する場合は、それぞれの欄に押印すること。
(3) 専決等により使用しない欄は、斜線を引くこと。
15 合議
(1) 合議を必要とするときは、合議先の職名を起案担当者が記入すること。
(2) 合議先が多く、欄内に記入できないときは、表面の余白、裏面又は別紙に記入し、裏面又は別紙に記入した場合はこの欄には、「裏面のとおり」又は「別紙のとおり」と記入すること。
(3) 供覧を必要とするときは、「合議」の文字を「供覧」に直した上で、前2号の例により供覧先の職名を記入すること。
16 件名
決裁権者が意思の判断を誤らないように文書の内容が一見してわかるように簡潔に要領よく起案担当者が記入すること。
17 伺い文
(1) 起案担当者が、該当する文字を○又は□で囲み、該当するものがないときは、括弧内に具体的に記入した上で、不要の文字を2本線で消すこと。ただし、文書の内容により、これにより難いと課長が認める場合は、伺い文を修正して使用することができる。
(2) 括弧内に具体的に記入する際の文字は、起案用紙に記載してあるほか、通知、申請、依頼、実施、決定、却下、掲載その他起案文書の内容を適切に表すものを記入すること。
18 合議・供覧事項
(1) 起案文書の内容に応じ、次に掲げるところにより、起案担当者が該当する□印にレ印を記入すること。該当する事項がないときは、その他の□印にレ印を記入した上で、括弧内に合議又は供覧を受けるべき事項を具体的に記入すること。
イ 人事に関すること 厚岸町上下水道事業事務決裁規程第3条第1項第4号から第6号に規定する項目に関する起案
ウ 財務(工事)に関すること 厚岸町上下水道事業事務決裁規程第3条第1項第2号に規定する予算案及び第9号、第10号並びに第14号に規定する項目に関する起案
エ 個別決裁事項 厚岸町事務決裁規程(平成27年厚岸町訓令第28号)別表第2に規定する項目のうち上下水道事業に関する起案
オ その他 アからエまでに規定するもの以外の起案
(2) 該当する種類が重複する場合は、該当する□印全てにレ印を記入すること。
(3) 供覧の場合は、「供覧」の文字を○又は□で囲むこと。
19 指示事項
(1) 決裁に関与したものが、当該起案に対する指示、意見等がある場合は当該指示、意見等を記入し、署名又は押印すること。
(2) 指示、意見等が欄内に記入できないときは、別の文書に記入し、署名又は押印したものを起案文書に添付し、この欄には、「別紙のとおり」と記入すること。
(3) 指示事項が記入された場合は、決裁後、起案担当者が適切に処理すること。
20 情報公開
(1) 厚岸町情報公開条例に基づく町政情報の公開請求があった場合に、公開・非公開の決定を迅速、かつ、容易にするため、起案担当者が当該文書が公開できるものか否かを判断し、公開・非公開の区分欄の該当する□印にレ印を記入すること。
(2) 起案担当者が、公開・非公開の区分で、非公開と判断したときは、非公開理由欄及び該当条項欄に必要事項を記入すること。
21 予算確認
予算を伴う起案文書については、予算担当者が回議前に確認印を押すこと。確認印がないものは、予算措置のないものと判断するため、起案内容に予算措置をどうするのかを必ず記入すること。
22 公印確認
(1) 公印の押印に当たって、公印保管者又は公印保管者が指示したものが押印すること。
(2) 公印の確認を受けるときは、公印使用者は、決裁済みの起案文書に施行文書を添えて、公印保管者又は公印保管者が指示した者が内容を確認した上で押印を受けること。
23 審査・記録担当者
合議を受けた課長等が審査又は記録を要すると認めた場合は、当該審査又は記録をした職員が押印すること。この場合において、当該審査又は記録をした職員が合議欄に押印した場合は、当該押印をもってこれに代えることができる。
24 裏面又は別紙
(1) 裏面又は別紙には、決裁権者が意思の判断をするために必要な起案理由、事案の経過、根拠法令、予算科目、経費等の事項を起案担当者が記入すること。
(2) 裏面又は別紙の記入に当たっては、簡潔にわかりやすく記入することとし、長文になる場合は箇条書きにするなど、見やすくなるように工夫すること。
別記第2(第17条関係)
起案文書の回議順序
1 起案文書は、次の順序により回議すること。
起案担当者→係内の担当スタッフ→担当係長→課長補佐→課長→副町長→管理者
2 課内の他係に合議又は供覧を要する場合は、担当係長の決裁後、課内の関係する係長に回議すること。ただし、第18条第4項ただし書の規定により担当スタッフに合議をする場合及び第19条第2項ただし書の規定により担当スタッフに供覧をする場合にあっては、担当係長の決裁後、課内の関係する係の担当スタッフから回議すること。
3 他の課等に合議又は供覧を要する場合は、課長の決裁後、他の課等の関係する係長から順次直属の上司に回議すること。ただし、第18条第4項ただし書の規定により担当スタッフに合議をする場合及び第19条第2項ただし書の規定により担当スタッフに供覧する場合にあっては、課長の決裁後、他の課等の関係する係の担当スタッフから回議すること。
4 第25条第1項の規定により文書の審査を受ける場合は、課長の決裁後(他の課等に合議又は供覧を要する場合は、他の課等の合議又は供覧が全て終わった後)、総務課長が指定する総務課審査担当職員に回付すること。
(令6上下水管規程18・全改)
(令6上下水管規程18・全改)
(令6上下水管規程18・全改)
